Voortgangsrapportage en wijzigingsmelding

20 november 2018

Meldingsplicht tussentijdse veranderingen

Door omstandigheden kan het gebeuren dat u wijzigingen in een project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel. Hiervoor moet u tijdig toestemming vragen met het formulier ‘Indienen melding en/of voortgangsrapportage’ in combinatie met de verplichte bijlage ‘Bijlage Melding en voortgangsrapportage’. Deze formulieren staan onder de Algemene subsidieformulieren.

Niet tijdig melden van wijzigingen kan gevolgen hebben voor uw subsidie: de provincie kan uw subsidie korten. De provincie laat schriftelijk weten of zij akkoord gaat met uw wijzigingsverzoek(en). U wordt dan ook geïnformeerd als een korting wordt toegepast. De korting(en) worden na afronding van het project, bij de vaststelling van de subsidie, in één keer verrekend op basis van het verleende subsidiebedrag.

Voortgangsrapportages: verantwoordingsplicht

Bij langlopende projecten kan in de subsidieverlening de verplichting worden opgelegd om voor bepaalde data een voortgangsrapportage te sturen. De hiervoor benodigde formulieren ‘Indienen melding en/of voortgangsrapportage’ en het bijbehorende verplichte formulier ‘Melding en voortgangsrapportage’ staan onder de Algemene subsidieformulieren. In enkele gevallen heeft een subsidieregeling hiervoor een specifiek formulier. Als dat zo is, vindt u dat op de betreffende informatiepagina van die regeling.

Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten; als u te laat bent, kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie. Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen, neem dan contact op met de verantwoordelijk subsidiemedewerker (genoemd in uw subsidiebeschikking) of vraag via het meldingsformulier om uitstel. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.

Bij niet (tijdig) nakomen van subsidieverplichtingen

Een verleende subsidie kan met maximaal 6% worden verlaagd als niet aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan. Zie hiervoor de Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen subsidies Noord-Holland en de wijziging daarop in de Aanvulling Beleidsregel. In onderstaand overzicht leest u bij welke situaties u wanneer (uiterlijk) een wijzigingsmelding moet doen en bij welke categorieën welk percentage voor de verlaging van de subsidie wordt gehanteerd.

Categorie Moment melding / indienen verzoek wijziging  Op te leggen verlaging van de subsidie (totaal max.6%)
Stopzetten van de gesubsidieerde activiteit Binnen 2 maanden na besluit 2% van het verleende bedrag
Wijzigingen in de planning van de uitvoering Binnen 2 maanden na besluit  2% van het verleende bedrag
Wijzigingen in inhoud van activiteiten Vooraf 2% van het verleende bedrag
Overschrijden van marges in begroting Vooraf 2% van het verleende bedrag
Niet (tijdig) indienen van voortgangsrapportage   0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%)
Niet (tijdig) indienen van verzoek om vaststelling   0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%)
Geen vermelding van logo en naam provincie bij publiciteitsuitingen mbt gesubsidieerde activiteit   0,5% van het verleende bedrag


Meer informatie en contact

Heeft u een vraag over een lopend subsidiedossier? Neem dan contact op met de behandelend subsidiemedewerker.

Heeft u geen contactpersoon? Neem dan contact op met het Servicepunt Provincie Noord-Holland.

 

Uitgelicht

Servicepunt

Servicepunt Provincie Noord-Holland
Postbus 3007
2001 DA Haarlem
Telefoon: 0800 0200 600 (gratis)

servicepunt@noord-holland.nl

Open: maandag tot en met vrijdag 8.00 tot 17.00 uur (voor dringende zaken kunt u ook buiten kantoortijden bellen; u wordt dan doorgeschakeld naar de telefonische meldingsdienst)